Hoạt động nghiệp vụ tại Cục Thuế TP.HCM. Ảnh: Nguyễn Huế.

TheụcThuếTPHCMHiệuquảtíchcựctừvănphòngđiệntửsouthampton – nottm foresto Cục Thuế TP.HCM, với 1 văn phòng cục và 24 chi cục thuế trực thuộc, 240 đội và trên 4.000 CBCC, nên chỉ cần 1 thông báo của Cục Thuế gửi đến 24 chi cục thuế quận, huyện đã có ít nhất 240 bản giấy được in ra, chưa kể đến từng CBCC tự in ra khi có nhu cầu. Trong khi đó trung bình mỗi năm Cục Thuế có trên 10.000 văn bản gửi đến 24 chi cục thuế quận huyện. Điều này dẫn đến Cục Thuế đã phải tốn chi phí rất lớn cho giấy mực văn phòng phẩm hàng năm. Mặt khác, với diện tích trên 2.000 km2, việc di chuyển từ quận này đến quận khác, hoặc từ các chi cục thuế đến Cục Thuế trên địa bàn TP.HCM mất từ 1 đến 2 giờ đi xe. Do đó, việc vận chuyển 1 văn bản giấy (theo đường bưu điện hoặc đường bộ) đến các chi cục thuế có thể mất từ 1 buổi, 1 ngày hoặc 2 ngày. Điều này đã gây tốn nhiều sức lực, thời gian và vật chất cho việc luân chuyển văn bản, đặc biệt là các văn bản khẩn rất khó có thể truyền đạt nhanh chóng đến người nhận.

Từ thực trạng nêu trên, Cục Thuế TP.HCM đã quyết định từng thay thế phương thức văn phòng truyền thống thành văn phòng điện tử - văn phòng không có hoặc có rất ít giấy. VPĐT là một phần mềm cho phép gửi nhận, xử lý công việc, điều hành, thống kê báo cáo và lưu trữ dữ liệu trên hệ thống. Khi bên gửi bấm chuyển thì lập tức bên nhận sẽ nhận được, tất cả việc gửi nhận đều được hệ thống lưu trữ, nhắc việc, thống kê, kiểm đếm hàng ngày. Ngoài các chức năng chính trên, VPĐT còn có nhiều tiện ích khác như, ngoài lịch làm việc của đơn vị, tất cả CBCC đều có thể đăng ký lịch công tác của cá nhân hoặc căn cứ lịch công tác đã được phân công để thực hiện. Bên cạnh đó, ứng dụng còn có chức năng nhắn tin đồng loạt hàng nghìn số điện thoại để thực hiện các cuộc họp khẩn cấp và nhắc lịch họp, lịch hẹn, lịch công tác khi được cài đặt sẵn, sắp xếp trình tự, khoa học các thông tin chung cần thông báo để CBCC có thể tự vào xem thay vì phải gửi đến hàng nghìn CBCC như trước đây. Ngoài việc kết nối với các sở, ban, ngành, ứng dụng còn kết nối cho phép người nộp thuế gửi văn bản qua mạng, thay vì phải đi nộp trực tiếp. Đồng thời cho phép cán bộ cập nhật, chuyển và xử lý các văn bản xác minh hóa đơn và quản lý theo dõi các xác minh hóa đơn tại đơn vị.

Theo đánh giá của Cục Thuế TP.HCM, sau khi triển khai VPĐT, lượng giấy tờ luân chuyển hàng ngày tại đơn vị đã giảm đi rõ rệt. Tại văn thư đơn vị, các phòng lãnh đạo, các phòng ban hiện đã nhận rất ít hoặc không có nhận bản giấy. Đến nay có hơn

1 triệu văn bản đến và hơn 1 triệu văn bản đi đã được vận hành trên VPĐT thay thế cho hình thức sử dụng văn bản giấy. Số lượng truy cập thường xuyên bình quân lên tới trên 500 user/mỗi lúc. Dữ liệu lưu trữ lớn và tăng nhanh, đến nay có trên 3 triệu file văn bản. Ngoài việc tạo thuận lợi cho công tác quản lí thuế, VPĐT còn tiết kiệm cho Cục Thuế TP.HCM gần 28 tỉ đồng chi phí giấy và mực in. Mặt khác, văn bản điện tử luân chuyển sớm hơn văn bản giấy ít nhất 1 ngày, CBCC tiếp nhận có thêm 1 ngày để thực hiện công việc trên mỗi văn bản và tiết kiệm gần 111.000 giờ photocopy và chuyển văn bản chưa kể đến thời gian và công đi gửi văn bản… Không chỉ tiếp nhận luân chuyển và xử lý văn bản nhanh và hiệu quả, VPĐT còn xây dựng được cơ sở dữ liệu văn bản điện tử tập trung trong toàn Cục. Quan trọng nhất là VPĐT giúp cho việc điều hành và nắm bắt công việc giữa ban lãnh đạo và toàn thể CBCC luôn chặt chẽ rõ ràng, chuyên nghiệp và khoa học.

Theo Cục Thuế TP.HCM, từ các kết quả đã đạt được từ việc triển khai VPĐT vào công tác quản lí thuế hiện Cục Thuế đang tiếp tục tiến hành triển khai nâng cấp ứng dụng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng. Theo đó, trong thời gian tới, Cục Thuế sẽ cập nhật lại quy trình theo chuẩn ISO; Triển khai chữ ký số cho các đơn vị; Kết nối liên thông văn bản với các sở, ban, ngành... Theo Cục Thuế TP.HCM, hiện tại, việc triển khai chữ ký số và cập nhật quy trình theo chuẩn ISO tại các đơn vị đang là một nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, để triển khai thành công cần có một sự chuẩn bị thật kỹ về con người và cơ sở pháp lý cho việc vận hành văn bản.